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Neuzeit vierpunktnull.

(erschienen am 15.03.2017 im Business Intelligence Magazine)

Der Druck auf das Berichtswesen steigt: Aufgrund der Vernetzung gibt es immer mehr Daten, die immer kurzfristiger zu liefern sind. Wie es ein Spielzeughersteller künftig schaffen kann, diese Flut zu meistern?

Das Thema «Industrie 4.0» ist in der Praxis angekommen: in der Form einer intelligenten und flächendeckenden Vernetzung der operativen Systeme in den Unternehmen.
Dazu zählt auch das vielzitierte «Internet of Things».
Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung können immer mehr Daten immer schneller zur Verfügung gestellt werden. Dadurch wächst im Topmanagement auch die Erwartungshaltung, die Performance-Berichte auf Anforderung häufiger und in kürzester Zeit zu erhalten.
Wie wird vor diesem Hintergrund das Berichtswesen in Zukunft aussehen? Wie wird es umgesetzt? Und welche Auswirkungen haben die völlig neuen Möglichkeiten auf die Unternehmensplanung?

Zukunftsszenario 2020.

Begeben Sie sich mit uns in das Jahr 2020 und lassen Sie uns den Blick auf das fiktive Unternehmen Spielgut AG richten. Gemeinsam mit dem Controller und dem Finanzvorstand schauen wir auf die Jahre der Umstellungen zurück: Wie wird sich der Berufsalltag der beiden Protagonisten im Bereich des Reportings und der Planung verändert haben? Was werden neue Herausforderungen und Aufgaben sein? Und vor allem: Welche neuen Chancen haben sich in den drei Jahren ergeben?
Die Spielgut AG ist ein traditionelles Familienunternehmen, das Spielzeugbausätze aus steckbaren Einzelteilen herstellt.
Aufgrund seiner originellen Ideen, der Bekanntheit als etablierter Marke und der ausgezeichneten Qualität seiner Produkte hat das Unternehmen eine beachtliche Größe erreicht und liefert seine Produkte in alle Welt.
Anfang 2017 hatten der Finanzvorstand Finn Anzstetten und der Controlling-Chef Conrad Oller beschlossen, die Digitalisierung und die Automatisierung zur Stärkung der Marktposition der Spielgut AG voranzutreiben.

Angebot individueller Spielzeuge.

In den nachfolgenden Jahren wurde viel investiert. In der Produktion hielten sogenannte «cyberphysische Systeme» Einzug. Diese vernetzten Fertigungsmaschinen sind dank intelligenter Sensoren in der Lage, zahlreiche Informationen zu liefern und auszutauschen sowie an das ERP-System im Unternehmen zu senden.
So verfügen die technischen Komponenten in den Produktionsanlagen zum Beispiel über alle Informationen zum eigenen Auslastungsgrad und Energieverbrauch. Sie entscheiden etwa anhand des aktuellen Strompreises autonom über die Verteilung der Auslastung.
Die Anlagen wurden seither zudem flexibler: So produzieren sie zunächst problemlos einige Stunden lang Teile für das Produkt A und anschließend – ohne Umrüstzeit – Teile für Produkt B. Auch ist als Voraussetzung für die Einführung neuer Produkte nicht mehr eine Mindeststückzahl erforderlich – ja selbst Einzelproduktionen sind nun ohne Mehraufwände realisierbar. Die neue Flexibilität hilft der Spielgut AG dabei, ganz individuelle Produkte anzubieten: So wurde zum Beispiel eine App entwickelt, mit deren Hilfe Kinder auf dem Tablet eigene Spielzeuge kreieren. Das personalisierte Spielzeug übermittelt das Kind anschließend mit einem Wisch auf dem Computerbildschirm und der Genehmigung seiner Eltern an den Spielgut-Onlineshop.

Erheblich mehr daten, mehr KPIs.

Derartige Möglichkeiten verlangen von der IT allerdings auch einen technischen Kraftakt: Denn die neuen Anlagen und Geschäftsprozesse liefern nach der Modernisierung ein Vielfaches an Daten im Vergleich zu früher. Ebenso stieg die Komplexität der Prozessabläufe deutlich. Die Volumina der Datenspeicher explodierten, und in der Performance-Betrachtung kamen zahlreiche KPIs hinzu.
Positiv für Oller und Anzstetten war vor allem, dass die Kosten und Leistungen seitdem viel genauer verursachungsgerecht zugeordnet werden konnten (zum Beispiel der Energieverbrauch je Maschine und sogar pro Produkt).
Durch die Digitalisierung entlang der Wertschöpfungsketten und den Einsatz der cyberphysischen Systeme wurden zahlreiche Medienbrüche beseitigt, weshalb die Daten deutlich schneller als früher zur Verfügung stehen. Zahlreiche Metriken der Anlagen müssen nicht mehr manuell erfasst werden.
Die Digitalisierung beschränkt sich aber nicht nur auf die Produktion, sondern wird unternehmensweit sowie in der Kommunikation mit den Lieferanten und den Kunden vorangetrieben. Beispielsweise werden seit 2017 Rechnungen elektronisch ausgetauscht und Kontoauszüge zu 99 Prozent automatisch verbucht. «Wir wissen immer, wie es um unser Unternehmen steht», konstatiert Finanzchef Anzstetten nicht ohne Stolz. «Selbst die Spesenabrechnungen, die früher erst ein paar Wochen nach einer Dienstreise verbucht wurden, sind heute noch am gleichen Tag abrufbar, weil Taxi, Zug und Hotel mithilfe einer App auf dem Handy bezahlt werden. So kann ich mir jederzeit per Knopfdruck einen aktuellen Performance Report auf den Schirm holen.»
Um solche Ad-hoc-Performance-Reports zu liefern, wurde das Team um einen Data Scientist erweitert, der die umfangreichen Daten genau analysiert und Wichtiges von Unwichtigem trennt. Mit den richtigen Kennzahlen, den passenden Algorithmen und Werkzeugen ließen sich zahlreiche neue Erkenntnisse gewinnen:
So wurde zum Beispiel ein Großteil von Buchungs- und Zuordnungsfehlern selbstständig erkannt und bis zur Klärung der Unstimmigkeit aus dem Report gefiltert – ähnlich wie etwa bei Fraud Detection-Algorithmen, die Kreditkartenanbietern dabei helfen, Auffälligkeiten bei den Konsumgewohnheiten des Karteninhabers festzustellen.

Business-App Spielgut AG

Business-App: Die Spielgut AG setzt auf kontinuierliches Planen.

Continuous Performance Planning.

Weil nun immer häufiger Performance Reports innerhalb eines Tages zur Verfügung standen und mit den Planzahlen abgeglichen wurden, passte man auch den Blick in die Zukunft deutlich häufiger an.
Ungewöhnliche Abweichungen zwischen Ist und Plan wurden viel früher festgestellt und die Aktualität der Planzahlen schneller in Frage gestellt. «Wenn der Umsatz einer Produktgruppe in den Keller geht, möchte ich die Ursache sofort kennen, und wir müssen diese News direkt im Forecast für die nächste Periode einpreisen. Ich kann doch nicht warten, bis am Quartalsende eine neue Planrunde gedreht wird», gab Finanzchef Anzstetten damals zu bedenken. Entsprechend wurde der Prozess auf ein rollierendes monatliches Forecasting umgestellt, das jeweils die nächsten zwölf Monate abdeckt.

Umstellung auf Treiberplanung.

Um mit den kurzen Berichtszyklen der Ist-Zahlen mitzuhalten, wurde zusätzlich vollständig auf eine treiberbasierte Planung umgestellt. Aufwendige Planungsrunden, in denen Planer mehr oder weniger über den Daumen Zahlenkolonnen erfassten oder in umfangreiche Nebenrechnungen abtauchten, erschienen nicht mehr zeitgemäß. Die Entwicklung des dazugehörigen verschlankten Planungsmodells verlief für den Controller Oller überraschenderweise leichter als gedacht.

Advanced Analytics-Unterstützung.

Eine deutliche Erleichterung boten neue Advanced Analytics-Methoden, mit denen Herr Oller systematisch alle firmenweiten Datenquellen auswertete und mit Daten aus externen Quellen (zum Beispiel Zahlen für die Entwicklung der Strompreise oder Informationen zum Konsumverhalten und demografischen Wandel) anreichern konnte. Auf diese Weise deckte er zusätzliche Zusammenhänge und neue Geschäftstreiber auf. Die Entwicklung des neuen Planungsmodells war bereits nach drei Monaten abgeschlossen und die Anzahl der Planzahlen, die jeder Einzelne zu planen und kontrollieren hatte, wurde im gleichen Schritt deutlich reduziert.

Kontinuierliche Modelloptimierung.

Natürlich gab sich Oller mit der einmaligen Modellentwicklung nicht zufrieden. Das Modell wird in regelmäßigen Abständen von den Teams in den Fachabteilungen und zusätzlich kontinuierlich mithilfe einer automatisierten Advanced Analytics-Methodik überprüft: Diese meldet, wenn Treiber deutlich von vordefinierten Grenzwerten abweichen. So informierte das System zum Beispiel drei Monate nach der Einführung des Auslastungsmanagements in der Produktion, dass die durchschnittlichen Energiekosten pro Bausatz deutlich gefallen waren und sich somit eine Anpassung im Treibermodell anbot.

Planning to go.

Darüber hinaus schaffte man Hilfsmittel, die den Planern die Möglichkeit geben, permanent Anpassungen an den Planwerten für zukünftige Perioden vorzunehmen, um schneller auf neue Marktveränderungen reagieren zu können. Wirkliche Stoßzeiten entfielen, und das Motto «geplant wird immer» war das neue interne Credo. Die Planungsverantwortlichen erhielten eine App, die ausschließlich die persönlich relevanten Treiber im Planungsmodell zeigt – zum Beispiel die Anzahl der Online- Spielwarenläden für den Vertriebsmitarbeiter Kurt Jäger.
Durch die Advanced Analytics-Algorithmen ist die App in der Lage, Alarm zu schlagen, wenn sie signifikante Veränderungen in den Treibermetriken feststellt. Diese sogenannten Driver Alerts überlassen dem Nutzer die Entscheidung, ob er die Treiber auf seiner App korrigieren oder ob er einen automatisch generierten Update-Vorschlag übernehmen will. Die Änderung wird an das zentrale System übertragen, und die globalen Daten werden entsprechend angepasst.
Mit einer weiteren App konnten auch Investitionen jederzeit festgelegt und per Workflow zügig in einem sehr kurzen Genehmigungsprozess durchlaufen werden. Dies war auch für Anzstetten eine größere Umstellung, denn schließlich war auch er nunmehr gefordert, Investitionsentscheidungen deutlich schneller zu beurteilen und – wenn möglich – freizugeben.

Predictive Maintance möglich.

Unabhängig davon entstand durch die neuen technischen Anlagen ein großer Benefit im Bereich der Investitions- und Instandhaltungskosten. Denn dank «Predictive Maintenance» lieferten die Maschinen sehr genaue Informationen über bevorstehende Wartungen und die zu erwartende Lebenslaufzeit. Daraus konnten auch Zahlen für die Planung abgeleitet werden. Die aufwendige manuelle Schätzung für den Betrieb des Maschinenfuhrparks entfiel auf diese Weise vollständig.

Spontane Managementkalkulationen.

Während eines Meetings von Anzstetten und Oller im Sommer 2018 platzte die Vorstandsvorsitzende Eva Lieder unangekündigt in den Raum. Sie schilderte ihre Überlegungen, das Geschäftsmodell der Spielgut AG auszuweiten:
Es wurde bereits mit einem tschechischen Fertighaushersteller darüber gesprochen, ob die Spielgut AG für dessen Kunden einen speziellen Modellbausatz zur plastischen Veranschaulichung des Bauvorhabens anbieten könnte. Sie fragte, ob das nicht einmal schnell durchzurechnen sei, da der nächste Verhandlungstermin schon in Kürze anstand.
Früher hätte CFO Anzstetten bei einer solchen Spontananfrage sicher erst einmal etwas auf die Bremse getreten, um die wirtschaftliche Betrachtung des Vorhabens mithilfe mehrtägiger Kalkulationen zu prüfen.
Dank des neuen Planungstools konnte der Finanzchef jedoch ganz ruhig bleiben – und so setzten sich die drei Topmanager unmittelbar an den Rechner: Das neue noch hypothetische Geschäftsfeld wurde einfach im Modell ergänzt und dieses simulierte in kürzester Zeit die finanziellen Aufwände und Erträge in unterschiedlichen Szenarien (unter anderem Best/Worst/Average). Zufrieden und durch die zahlengestützte Beurteilung in der neuen Geschäftsidee bestärkt, verließ die Vorstandsvorsitzende wieder den Raum.

Mehr Zeit für Ideen und Szenarien.

Durch den Einsatz der Industrie 4.O-Innovationen konnte die Spielgut AG Kosten (zum Beispiel für Energie) einsparen, neue Produktfelder (wie etwa personalisierte Baukästen) ausloten sowie neue Kunden und Geschäftspartner (wie beispielsweise den Fertighausbauer aus Tschechien) gewinnen. Zudem kann die Performance des gesamten Geschäfts wesentlich aktueller betrachtet werden, und intelligente Softwarelösungen entlasten die Fachanwender bei der Datensammlung sowie bei der Validierung der Informationen.
Dem Controlling und dem Vorstand bleibt so mehr Zeit, um Ideen und alternative Szenarien zu entwickeln, weiterzudenken und in strategische Maßnahmen umzusetzen. Rückblickend resümiert CFO Anzstetten: «Vieles läuft jetzt bei uns vollautomatisiert, doch die guten Ideen kommen nach wie vor von den Menschen.»

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Autor

Joachim Teichmann

Kontakt

Joachim Teichmann ist Senior Consultant bei der Thinking Networks AG. Zu seinen Kunden gehören u. a. RheinLand Versicherungen und Bistum Aachen.